Ārvalsts dokumentu legalizācija, Apostils



Lai nodrošinātu publisko dokumentu efektīvu starptautisko apriti un vienlaikus- to autentiskuma pārbaudi, ir nepieciešama ārvalsts dokumentu legalizācija Latvijā. Tās kārtību nosaka „Dokumentu legalizācijas likums”, MK noteikumi Nr.64 „Noteikumi par valsts nodevu par publisko dokumentu legalizāciju”, kā arī MK noteikumi Nr. 720 „Publisko dokumentu legalizācijas noteikumi”.

Legalizācija ir publisko dokumentu autentiskuma nodrošināšanas process.
Par publiskiem dokumentiem saskaņā ar 1961.gada 5.oktoba Hāgas konvenciju par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu ir atzīstami:
a) dokumenti, ko izdevis varas orgāns vai amatpersona, kas saistīti ar valsts tiesām vai tribunāliem, ieskaitot tos dokumentus, ko izdevis prokurors, tiesas sekretārs vai tiesas izpildītājs;
b) administratīvie dokumenti;
c) notariālie akti;
d) oficiāli apliecinājumi uz dokumentiem, ko parakstījušas privātpersonas, tādi kā oficiāli apliecinājumi par dokumenta reģistrāciju, vai par faktu, ka tas ir pastāvējis noteiktā datumā, un oficiāli un notariāli paraksta autentiskuma apliecinājumi.

Latvijā izsniegta publiska dokumenta legalizācija izmantošanai ārvalstīs

Nepieciešams aizpildīt iesnieguma veidlapu un jāiesniedz legalizējamais dokuments.
Aizliegts legalizēt šādus dokumentus:
1) dokumentus, kuri neatbilst normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām;
2) dokumentus, kurus tehniski nav iespējams apliecināt dokumenta iesniedzēja rīcības dēļ (piemēram, dokumenta iesniedzējs pats laminējis dokumentu);
3) elektroniskus dokumentus, kuri neatbilst normatīvajos aktos noteiktajām elektronisko dokumentu noformēšanas un aprites prasībām.

Ja dokuments paredzēts izmantošanai ārvalstī, kura ir 1961.gada 5.oktoba Hāgas konvencijas par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu dalībvalsts, to legalizē ar apliecinājumu (apostille). Ja ārvalsts nav šo dalībvalstu vidū, dokumentu legalizē, apliecinot paraksta īstumu, dokumentu parakstījušās personas statusu un uz dokumenta esošā zīmoga vai spiedoga nospieduma īstumu, ja tas nepieciešams. Tas vispirms jālegalizē Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā un pēc tam ārvalsts diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā. To var izdarīt arī Latvijas Republikas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā ārvalstī.

Ārvalstī izsniegta publiska dokumenta legalizācija izmantošanai Latvijā.

Lai ārvalsts publiskam dokumentam būtu publiska dokumenta spēks arī Latvijā, tas ir legalizējams. Arī Latvijas iestādes drīkst pieņemt tikai legalizētu ārvalstī izsniegtu publisku dokumentu.
Ja publisks dokuments ir izsniegts ārvalstī, kura ir 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas par ārvalsts publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu dalībvalstu vidū, dokumentam nepieciešams apliecinājums (apostille). Ja ārvalsts nav šo dalībvalstu vidū, dokumentu legalizē kārtībā, kuru nosaka MK.
Nekāda apstiprināšana nav nepieciešama, ja publisks dokuments ir izsniegts ES, Eiropas ekonomikas zonas valstī vai Šveices Konfederācijā. Šādā gadījumā, ja rodas šaubas par tā autentiskumu, iestādei rakstveidā jāsazinās ar to ārvalsts iestādi, kas ir izsniegusi vai ir atbildība par konkrētā dokumenta autentiskumu.

Latvijas Republikā dokumenta legalizāciju veic tam pilnvarotas diplomātiskā un konsulārā dienesta amatpersonas- Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments, kas ir maskas pakalpojums. Par to jāmaksā valsts nodeva, kuru nosaka MK:
- 10 darbdienu laikā – Ls 10
- steidzamības kārtībā (divu darbdienu laikā) – Ls 20
personai, uz kuru dokuments attiecas, ja dokumentu iesniedz personīgi vai ar laulātā, radinieka (līdz trešajai pakāpei) vai svaiņa (līdz otrajai pakāpei) starpniecību: fiziskajai personai 10 darbdienu laikā – Ls 5; steidzamības kārtībā (divu darbdienu laikā) – Ls 10;
- pensionāriem un politiski represētajām personām, pirmās un otrās gru¬pas invalīdiem, kā arī personām, kuras normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā ir atzītas par trūcīgām, uzrādot attiecīgi pensionāra, politiski represētas perso¬nas, pirmās vai otrās grupas invalīda apliecību vai šo faktu apliecinošus doku¬mentus: 10 darbdienu laikā – Ls 1,50; steidzamības kārtībā (divu darbdienu laikā) – Ls 3.

Dokumentu izsniegšana legalizācijai un legalizēto dokumentu saņemšana

Fizisko personu dokumentus, uzrādot personu apliecinošu dokumentu iesniedz/saņem persona, uz kuru tas attiecas vai arī šīs personas laulātais, radinieks vai svainis, pamatojoties uz laulību, radniecību (līdz trešajai pakāpei) vai svainību (līdz otrajai pakāpei) apliecinošiem dokumentiem, vai arī persona, kuru fiziskā persona ir pilnvarojusi dokumentu iesniegt/saņemt.
Juridisko personu dokumentus to vārdā iesniedz/saņem juridiskas personas pilnvarots pārstāvis, uzrādot personu apliecinošu dokumentu.
Visiem publiskajiem dokumentiem ir jāpievieno notariāli apliecināts tulkojums. Tulkojumu notariāli apliecina zvērināti notāri. Latvijas Republikas diplomātiskajās un konsulārajās pārstāvniecībās tulkojumu apliecināšanu veic konsulārā amatpersona.

Apostils (apostille)

Dokumentu legalizācijas likumā norādīts, ka apostille ir apliecinājums, kas atbilst 1961.gada 5.oktobra Hāgas konvencijā par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu lietotā attiecīgā termina skaidrojumam. Ja dokuments apstiprina ar apostille, tad to atzīst visās valstīs, kuras ir pievienojušās Hāgas konvencijai.
Apliecinājumu var sastādīt tās valsts oficiālajā valodā, kura to izdod. Standarta termini, kas tajā iekļauti, var būt arī citā valodā, taču virsrakstam „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” jābūt franču valodā.
Apostille apliecinās paraksta autentiskumu, statusu, kurā darbojusies personas, kas parakstījusi dokumentu, un, kur tas nepieciešams, zīmoga vai spiedoga identitāti, kas ir uz dokumenta.
Apostille pēc formas ir kvadrāts ar vismaz 9cm garām malām, kurā ir iekļauti 10 punkti ar šādu informāciju: valsts, kurā dokuments ir apstiprināts, persona, kas parakstījusi dokumentu, šīs personas amats, zīmoga/spiedoga apraksts, kas atrodas uz apstiprinātā dokumenta, Apostille datums, vieta, persona, kas to parakstījusi Apostille, Apostille kārtas numurs, zīmogs/spiedogs un paraksts.

Latvija piemēro Konvenciju par dokumentu legalizācijas atcelšanu Eiropas Kopienu dalībvalstu starpā, kas paredz savstarpēju atbrīvošanu no legalizācijas prasības. Tas nozīmē, ka visus dokumentus, uz ko attiecas šī konvencija, līgumslēdzējas valstis atbrīvo no jebkādas legalizācijas vai kādas citas tādas pašas vai līdzīgas formalitātes. Šādā kārtībā dokumentus var izmantot Beļģijā, Dānijā, Francijā, Itālijā, Īrijā.

Latvijas Republikas līgumi ar citām valstīm

Latvijas Republika ir noslēgusi tiesiskās palīdzības līgumus ar Krieviju, Poliju, Ukrainu, Moldovu, Uzbekistānu, Baltkrieviju, Lietuvu un Igauniju.
Šo līgumu 13. pantā ir noteikts, ka Dokumenti, kurus vienas Līgumslēdzējas Puses teritorijā noformējusi vai apliecinājusi tiesa vai oficiāla persona (pastāvīgs tulks, eksperts un tml.) savas kompetences robežās un ievērojot noteikto formu un kas apzīmogoti ar ģerboņa zīmogu, tiek pieņemti otras Līgumslēdzējas Puses teritorijā bez jebkāda cita apstiprinājuma. Dokumentiem, kuri vienas Līgumslēdzējas Puses teritorijā tiek uzskatīti par oficiāliem, arī otras Līgumslēdzējas Puses teritorijā ir oficiālu dokumentu pierādījuma spēks.
Tātad, ja publisku dokumentu ir izdevusi valsts iestāde vai amatpersona un tas ir apzīmogots ar ģerboņa zīmogu, ar kuru Latvijai ir noslēgts tiesiskās palīdzības līgums un šim dokumentam nav nepieciešams nekāds apliecinājums.
Banner1Banner2Banner3
Banner4Banner5Banner6